Personvern

Hvilke opplysninger Fram-portalen behandler, hvorfor, hvor lenge de lagres og hvilke rettigheter du har.

Behandlingsansvarlig

FRAM – Studentenes innovasjonskollektiv
Org.nr. 917 611 653
Sem Sælands vei 1, 7034 Trondheim
kontakt@framntnu.no

Hva vi behandler, og hvorfor

Personvernforordningen (GDPR), som gjelder i Norge gjennom personopplysningsloven, krever at all behandling av personopplysninger har et grunnlag i artikkel 6. Portalen bruker to av dem:

Avtale (artikkel 6 nr. 1 bokstav b): behandlingen er nødvendig for å gi deg noe du har bedt om, for eksempel et rom eller utstyr.
Berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f): FRAM har et legitimt behov, for eksempel å drive portalen sikkert, og vi har vurdert at behovet veier tyngre enn ulempen for deg. Du kan protestere mot slik behandling.

Datatilsynet forklarer grunnlagene nærmere på sine nettsider.

Feil og mangler

Opplysninger: Kategori, tittel og beskrivelse. Navn og organisasjon registreres bare når du ikke velger Send anonymt. En kortvarig teknisk teller begrenser antall innmeldinger; den inneholder ingen saks-ID.
Formål: Følge opp problemer med lokaler, utstyr og portalen.
Grunnlag: Berettiget interesse i å rette feil og følge opp driften.
Lagringstid: Saken slettes automatisk 12 måneder etter at den er markert som løst. Unngå personopplysninger i beskrivelsen når du sender anonymt.

Fotografønsker på arrangementer

Opplysninger: Arrangement, organisasjon, fotografønske og navn og e-postadresse til portalbrukeren som ber om fotograf.
Formål: Ved godkjenning sendes informasjonen til fotograf@framntnu.no, en gruppe med FRAMs fotografer. Et vanlig svar går direkte til den som ba om fotograf. Godkjenning av arrangementet er ikke en bekreftelse på at en fotograf kommer.
Grunnlag: Berettiget interesse i å følge opp fotografønsket du ber oss behandle.
Lagringstid: Utsendte meldinger i portalens e-postkø slettes etter 90 dager. Ønsket følger arrangementet. E-post i Google Workspace beholdes så lenge oppfølgingen krever det og skal gjennomgås når saken er avsluttet.

Brukerkontoer

Opplysninger: Navn, e-postadresse, passord (lagret som en hash), tofaktoroppsett, innloggingsøkter og hvilke organisasjoner du representerer.
Formål: Gi representanter for medlemsorganisasjonene sikker tilgang til portalen. Andre med tilgang til samme organisasjon ser navnet og e-postadressen din under Medlemmer.
Grunnlag: Berettiget interesse: å drive en felles portal for FRAM og medlemsorganisasjonene.
Lagringstid: Så lenge du har tilgang. Deaktiverte kontoer anonymiseres automatisk etter 12 måneder uten tilgang. Når en administrator sletter en bruker, anonymiseres kontoen med en gang.

Forespørsler om invitasjon

Opplysninger: E-postadressen til personen som foreslås invitert, organisasjonen, en valgfri kommentar, hvem som sendte forespørselen og FRAMs avgjørelse med eventuell begrunnelse.
Formål: La medlemmer be FRAM om å gi flere i organisasjonen tilgang, og la FRAM vurdere forespørselen før en invitasjon sendes. Organisasjonens medlemmer ser forespørslene for egen organisasjon.
Grunnlag: Berettiget interesse.
Lagringstid: Slettes automatisk 12 måneder etter at forespørselen ble sendt.

Kontaktpersoner i organisasjonene

Opplysninger: Navn, verv, e-postadresse og eventuelt telefonnummer. Opplysningene registreres av organisasjonen, ikke nødvendigvis av personen selv.
Formål: Gjøre det mulig for FRAM å nå riktig person i hver organisasjon, og sende varsler om bookinger, prikker og den årlige oppdateringen.
Grunnlag: Berettiget interesse.
Lagringstid: Til organisasjonen fjerner eller endrer kontaktpersonen. Organisasjonene blir bedt om å kontrollere opplysningene hvert år.

Romforespørsler fra framntnu.no

Opplysninger: Navn, e-postadresse, tittel eller formål, ønsket tidspunkt og en enveis hash av IP-adressen din. Selve IP-adressen lagres ikke.
Formål: Behandle forespørselen, svare deg og hindre misbruk av skjemaet.
Grunnlag: Avtale: du har bedt oss behandle en forespørsel om rom. Berettiget interesse: å hindre misbruk av skjemaet.
Lagringstid: Anonymiseres automatisk 12 måneder etter siste ønskede dato.

Rombookinger og utstyrslån

Opplysninger: Navn og e-postadresse til den som booker, formål, tidspunkt, organisasjon og hvem som leverte ut og tok imot utstyr.
Formål: Fordele rom og utstyr, sende bekreftelser og følge opp utlån.
Grunnlag: Avtale om lån av rom eller utstyr, og berettiget interesse i å følge opp utlån.
Lagringstid: Anonymiseres automatisk 12 måneder etter siste dato i bookingen eller lånet. Utstyr som ikke er levert tilbake, beholdes til saken er avsluttet. Bookingen legges også i romkalenderen i FRAMs Google Workspace med e-postadressen din som deltaker, slik at du får en kalenderinvitasjon.

Prikker og bookingsperrer

Opplysninger: Begrunnelse og eventuelt bilde som dokumenterer hendelsen. Opplysningene gjelder organisasjonen, men kan indirekte gjelde enkeltpersoner.
Formål: Sikre ansvarlig bruk av rom og utstyr og håndheve reglene likt for alle organisasjoner.
Grunnlag: Berettiget interesse.
Lagringstid: Begrunnelse og bilde slettes automatisk seks måneder etter at prikken er utløpt eller trukket tilbake.

Oppmøteregistrering på arrangementer

Opplysninger: Bare studieprogram og trinn. Vi spør ikke etter navn, e-post eller konto. En tilfeldig ID lagres i nettleseren din slik at samme registrering ikke telles to ganger.
Formål: Statistikk over hvem FRAMs arrangementer når.
Grunnlag: Berettiget interesse.
Lagringstid: Statistikken beholdes. Den slettes hvis arrangementet slettes.

Varsler, e-post og revisjonslogg

Opplysninger: Varsler i portalen, utsendte e-poster (mottaker og innhold) og en logg over hvem som endret hva og når.
Formål: Levere varsler og e-post, rette feil og kunne etterprøve endringer.
Grunnlag: Berettiget interesse.
Lagringstid: Varsler slettes etter 12 måneder, utsendte e-poster etter 90 dager og revisjonsloggen etter tre år.

Nyheter og arrangementer som organisasjonene sender inn, kan inneholde navn og bilder av personer. Organisasjonen som sender inn innholdet, må sørge for at den har lov til å publisere det. Ta kontakt hvis du vil ha noe fjernet.

Hvem som behandler opplysningene for oss

Vi selger aldri personopplysninger og bruker dem ikke til reklame. Disse leverandørene brukes i portalen. FRAM må sørge for de nødvendige databehandleravtalene og kontrollere valgt driftsoppsett:

SupabaseDatabase, innlogging og filer · Valgt database- og lagringsregion
VercelDrift av portalen · Driftsregion og leverandørens infrastruktur
ResendUtsending av e-post · Leverandørens e-postinfrastruktur
Google WorkspaceE-post og rom- og utstyrskalendere i FRAMs konto · Googles datasentre

Flere av leverandørene har virksomhet utenfor EØS. Valgt europeisk driftsregion betyr ikke at all behandling skjer i EØS. Overføringer må ha et gyldig grunnlag, som tilstrekkelighetsvedtak eller EUs standardavtaler. Kontakt FRAM for informasjon om aktuelle avtaler, regioner og overføringsgrunnlag.

Bookingskjemaet på framntnu.no bruker Google reCAPTCHA for å stoppe automatiserte forespørsler. Googles personvernerklæring gjelder for denne delen.

Informasjonskapsler

Portalen bruker bare informasjonskapsler som er nødvendige for at den skal virke: innloggingskapsler som holder deg innlogget, og én kapsel som husker hvilken organisasjon du sist valgte. Oppmøteskjemaet lagrer en tilfeldig ID i nettleseren. Portalen sporer ikke besøk. Fram-admin kan se aggregerte trafikktall fra framntnu.no via Vercel Web Analytics. Besøksidentifikatorer lagres ikke i portalen.

Du kan være innlogget i opptil 90 dager før du må logge inn på nytt med passord og tofaktor. Innloggingskapslene fornyes automatisk når portalen brukes. «Logg ut» avslutter innloggingen på denne enheten. FRAM kan stenge tilgangen tidligere ved behov.

Sikkerhet

All tilgang krever invitasjon og tofaktorinnlogging. Hver organisasjon ser bare sine egne opplysninger, og trafikken er kryptert. Filer lagres privat og vises bare til innloggede brukere med tilgang.

Dine rettigheter

Du kan be om å

få vite hvilke opplysninger vi har om deg, og få en kopi
få rettet feil
få opplysninger slettet
begrense behandlingen eller protestere mot den
få utlevert opplysninger du har gitt oss, i et maskinlesbart format

Send en e-post til kontakt@framntnu.no. Vi svarer innen én måned. Mener du at vi behandler opplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.

Sist oppdatert 29. oktober 2026.